DATI E RICERCHE DI MERCATO -> REALTA' ITALIANA
Documenti digitali ed Enti
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Nonostante un contesto legislativo e tecnologico favorevole all’adozione del documento digitale, la necessità di gestire ed archiviare una mole crescente di documenti cartacei rappresenta ad oggi una delle principali aree di inefficienza per le Aziende e gli Enti pubblici. Per evidenziare i vantaggi derivanti dall’adozione del documento digitale, InfoCamere, con la collaborazione di NetConsulting, ha lanciato l’iniziativa dell’Osservatorio Permanente sul Documento Digitale, con l’obiettivo di: identificare i costi e le inefficienze di una gestione documentale non ottimale nelle aziende; calcolare i vantaggi relativi alla sostituzione del documento cartaceo con quello digitale; analizzare la diffusione del documento digitale nelle aziende italiane, identificando casi concreti di Imprese che hanno sviluppato progetti in quest’area.I risultati del primo rapporto dell’Osservatorio, che ha previsto una rilevazione su un campione di grandi Aziende con progetti in corso nell’area del documento digitale, sono stati presentati a Roma ed a Milano, rispettivamente il 4 ed il 6 aprile 2006. Ecco riportati di seguito i principali risultati dell’Osservatorio. Buona parte degli enti e delle Aziende italiane deve fare i conti con costi ed inefficienze relative alla gestione del documento cartaceo, che arrivano a pesare tra il 3 e il 5% del PIL, con un impatto complessivo sul Sistema-Italia stimabile tra 42 e 70 miliardi di Euro. L’adozione del documento digitale, al contrario, rende possibile identificare una serie di risparmi, derivanti dalla scomparsa dei costi di produzione, distribuzione, ricerca ed archiviazione del documento, che vanno dal 50-60% (per la fatturazione elettronica e la conservazione sostitutiva) al 90% (per la Posta Elettronica Certificata).
Complessivamente, NetConsulting ha stimato i seguenti risparmi derivanti dall’adozione su larga scala delle forme più comuni di documento digitale: fatturazione elettronica ed archiviazione e conservazione sostitutiva: 14 miliardi di Euro; posta Elettronica Certificata: 720 milioni di Euro; cedolino elettronico per i dipendenti della Pubblica Amministrazione: 882 milioni di Euro; trasmissione telematica dei certificati: 472,5 milioni di Euro corrispondenti ad un potenziale risparmio complessivo di circa 16 miliardi di Euro.
Per quanto riguarda, invece, la diffusione del documento digitale nelle Aziende e negli Enti, si evidenzia un forte interesse in questa direzione ma, allo stesso tempo, una criticità legata alla necessità di dover gestire ancora un’elevato volume di documenti cartacei. Le aree dove risiedono le maggiori potenzialità per l’utilizzo del documento digitale sono rappresentate, accanto ai tradizionali processi di back-office (Acquisti, Finanza, Personale), sempre più dai processi di core business ad elevata componente documentale e che spesso vedono l’interazione diretta con il cliente finale. Indubbi sono i guadagni di efficienza collegati alla sostituzione del documento cartaceo con quello digitale, che le aziende intervistate riconducono principalmente alle seguenti aree: tempo di ricerca del documento (-80%); numero di persone dedicate al processo (-43%); tempo medio di svolgimento del processo (-73%); numero di documenti cartacei stampati e gestiti all’anno (-72%); percentuale di documenti perduti (-90%).
Il documento digitale, quindi, dopo aver ricevuto dignità da un punto di vista giuridico-normativo, si appresta a diventare uno dei principali abilitatori per l’ottimizzazione dei processi aziendali e l’aumento di efficienza di aziende ed enti pubblici. Il passaggio, però, non è automatico e richiede un incontro virtuoso tra clienti e fornitori, basato sulla piena comprensione delle potenzialità della tecnologia e delle esigenze gestionali del cliente.
